L’automazione aziendale aiuta le imprese a gestire tutte le operazioni in modo più efficiente, in linea con le esigenze di mercati molto competitivi. Oggi, evolute soluzioni tecnologiche permettono di velocizzare operazioni che fino a ieri richiedevano un importante coinvolgimento manuale. Non stupisce, quindi, il fatto che il segmento dell’automazione aziendale sia in perenne crescita (con un CAGR del 13,3% fino al 2023, secondo MarketsandMarkets) e stia abbracciando tecnologie come l’AI e la Robotic Process Automation, imponendosi anche in contesti laddove il fine non sia quello di sostituire la persona ma di potenziarla e affiancarla per ottenere più produttività.

Automazione aziendale in pratica: 5 ipotesi concrete

  • Riconciliazioni

Tra le attività amministrative, le riconciliazioni sono tanto complesse, ripetitive e noiose quando fondamentali per la salute dell’azienda. Semplificando, una riconciliazione si ottiene confrontando diversi set di documenti da fonti differenti, al fine di trovare le giuste corrispondenze. Un’attività ripetitiva e di routine è facilmente soggetta a errori e quindi è una candidata perfetta per l’automazione aziendale, che nella fattispecie si può avvalere di tecniche di Robotic Process Automation per estrarre i dati da sorgenti diverse, scriverli in un database comune e semplificare, o provvedere direttamente, alla verifica. I benefici sono evidenti: velocità, accuratezza, riduzione degli errori, costi in calo e rifocalizzazione del personale su attività a valore aggiunto.

  • Onboarding dei nuovi dipendenti

Il processo di onboarding dei neoassunti comporta svariate attività che coinvolgono diverse aree da quella amministrativa all’HR, ma senza dimenticare l’IT che deve effettuare il provisioning di un nuovo account, con tanto di definizione dei privilegi d’accesso, attivazione delle applicazioni e setup dell’indirizzo e-mail. A tutto ciò si somma la fornitura dei device di lavoro (notebook, tablet…), l’organizzazione delle sessioni di training e molto altro. Trattandosi di un’attività cross-funzionale che va orchestrata al meglio, le possibilità che il dipendente sia attivo al 100% dal day-1 sono poche. Anche qui, però, può intervenire l’automazione, che significa osservare in dettaglio i processi, identificare le aree rule-based passibili di automazione e intervenire con workflow automatizzati capaci di imprimere una forte accelerazione a tutto il processo.

  • Reception, cioè la gestione dei flussi di persone

Soprattutto nelle strutture più grandi, ogni giorno è un vero e proprio ‘viavài’ di gente. Fornitori, clienti, collaboratori e partner creano flussi di persone in entrata e uscita dall’azienda, flussi che vanno registrati e gestiti in modo conforme alla normativa e alle policy aziendali. Il processo va strutturato per garantire un’ottima esperienza, ma anche l’ottimizzazione dei costi aziendali. La registrazione manuale, talvolta ancora cartacea, delle persone in ingresso/uscita, con consegna e restituzione dei badge è poco efficiente. La soluzione è l’automazione delle procedure di front-desk: per esempio, chi entra in azienda può registrarsi in modalità self sia all’ingresso della struttura che da casa o altrove con lo smartphone, per poi ricevere un QR Code da esibire per accedere e uscire dai locali. In questo modo, all’automazione delle procedure si associa anche un ottimo livello di controllo da parte dall’azienda.

  • Gestione degli ordini di vendita

Accade ancora che le operazioni di vendita coinvolgano svariate attività manuali come la digitazione dei dati dei contratti nei CRM ed ERP. Tutto ciò viene spesso eseguito direttamente dai venditori e poi verificato dal personale amministrativo, con doppio lavoro, potenziali errori, dati mancanti, duplicati e tutte le consuete conseguenze delle procedure manuali. L’automazione qui è essenziale non solo per sollevare il personale amministrativo da task ripetitivi, ma anche per far sì che i venditori si concentrino sulla loro attività core e non sul data entry.

  • Ottimizzazione dei processi della Supply Chain

Consideriamo ora un settore in particolare: il retail. Una gestione efficiente dei processi di Supply Chain è fondamentale per fornire ai clienti il prodotto giusto al momento giusto, ma tra l’acquisto dal fornitore e la vendita al cliente si inserisce un’infinità di processi relativi alla gestione delle scorte, alla previsione della domanda, tutte le attività logistiche per la fornitura dei punti vendita, la gestione e il tracking degli ordini e molto altro. Tutti questi processi, che disegnano la quotidianità delle catene retail, dipendono da procedure di back office che, quanto meno parzialmente, possono essere automatizzate, migliorando non solo la produttività e l’engagement degli employee, ma anche i rapporti tra i player della catena logistica e con i clienti.